En el marco de los avances tecnológicos que nos permiten vivir en un mundo digital, la DIAN ha implementado esta herramienta para lograr agilizar y simplificar las tareas administrativas.
Es así como llegamos a la firma electrónica de la DIAN, un proceso que nos va a facilitar la identificación y generación de documentos legales. Esta firma está disponible para todas las personas que ya cuentan con el RUT.
Si quieres generar tu firma digital por primera vez o tienes alguna consulta con este trámite, te invitamos a seguir leyendo esta guía actualizada.
Es importante actualizar el RUT con está firma electrónica, ya que da más valides al documento, y en algunas entidades bancarias solo lo reciben si esta firmado digitalmente.
¿Qué es la firma electrónica DIAN?
La firma electrónica DIAN es un mecanismo que garantiza la autenticidad y seguridad de los documentos digitales generados por cualquier usuario, permitiendo la transmisión o validación del contenido legible en el sistema.
La firma electrónica de la DIAN es un documento que contiene la información de identificación y autenticación del usuario, se genera mediante el cálculo de los algoritmos MD-DS (Message Digest – Data Hash) por parte del sistema DIAN con base en el certificado de la Clave Pública Electrónica (CPE), lo que permite verificar y autenticar un documento digital.
¿Para qué sirve la firma electrónica DIAN?
La firma electrónica es la combinación de una identidad electrónica y un código electrónico que sirve para el cumplimiento de deberes formales y tareas electrónicas habilitadas en los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN.
Que sirve para ejecutar las funciones electrónicas:
- Firma de los estados financieros
- Firma de los documentos presentados ante la DIAN
- Comunicaciones electrónicas con DIAN
- Firma de formularios de la DIAN
De esta manera, se elimina la necesidad de enviar y validar físicamente los documentos registrados en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
La principal importancia de que generemos una firma digital avalada por la DIAN, es agilizar las tareas administrativas, lo que redundará en una reducción de tiempo y costos para los usuarios, así como permitir la plena identificación en la base de datos de la DIAN.
Cómo obtener la firma electrónica DIAN por primera vez
A continuación te vamos a explicar los 9 pasos para generar y activar tu firma electrónica:
- Ingresa a la siguiente página web: DIAN Firma electrónica presione f5 si la página no sale cómo en la siguiente imagen
- Inicia sesión en tu cuenta DIAN – si aún no tienes una cuenta, puedes crear una Aquí
- Cuando estés en tu portal transaccional de la DIAN haz clic en “Generar firma electrónica”
- Te va a aparecer un aviso informacional, léelo y haz clic en cerrar
- Vas a encontrar un formulario llamado “Generar Firma Electrónica” debes verificar que tu nombre, tipo de identificación, número de identificación y correo electrónico, debes verificar que todos los datos estén correctos, haz clic en continuar
- Automáticamente el sistema te va a enviar a tu correo electrónico una clave de verificación, revisa tu correo y haz clic en continuar
- Ingresa la clave dinámica de verificación y haz clic en continuar
- En la nueva pestaña debes aceptar los términos y condiciones y luego vas a generar una contraseña siguiendo las recomendaciones y para finalizar haz clic en Generar firma
- En Inmediatamente vas a ver un mensaje en el cual te dicen que la firma fue generada con éxito.
Si te perdiste en alguno de los pasos o se presento un error inesperado en la generación de la firma electrónica DIAN, te invitamos a ver el siguiente video explicativo:
Cómo recupero la contraseña
Si olvidaste la contraseña de tu firma digital, no tienes que intentar recuperarla. Para volver a activar tu firma, bastará con que repitas todo el proceso anterior como si fuese la primera vez que vas a generarla, de esta manera te volverán a enviar el código de activación.
Cómo renovar la firma electrónica
Después del vencimiento de la firma digital generada en la DIAN es importante que la vuelvas a actualizar, no tienes que hacer ningún proceso adicional, lo único que debes realizar es todo el proceso como la primera vez que la activaste.
De esta manera podrás recuperar la firma electrónica de la DIAN
Como firmar con la firma electrónica DIAN
El proceso es muy sencillo. Cuando estés diligenciando un formulario de la DIAN, te va a aparecer activa la función de firmar, allí solo debes activar las casillas que dicen “autorice la firma y firme”
Inmediatamente te van a enviar un correo con un código de verificación el cual debes introducir y hacer clic en firmar.
Luego, simplemente haga clic en Aceptar y automáticamente el formulario que este diligenciando tendrá el sello de Firmado digitalmente.